The Intention Workshop

A step to step guide to a Workshop session:

What happens at a Workshop session?

Colleagues from different departments come together and each person takes on the role of car mechanic in a team to pool their expertise. They can also be joined by experts from other organisations. The group then works together to uncover problems in work processes or in the regulations themselves, and provide solutions.

In every meeting, a particular problem (a ‘car’) is brought in to be fixed by the group of mechanics together. Workshop sessions are not hierarchical. Everyone is there to contribute their own particular expertise. As a symbol of collectivity and craftsmanship, all ‘mechanics’ wear the same work overalls, which are also meant to encourage them to take action. 

The Workshop aims to keep lines of communication and accountability short. This enables the team to find a solution or decide on an approach quickly.

See the video about the Intention Workshop.

'Ik had al veel plaatjes gezien van de Garage De Bedoeling. Al die -inderdaad- banden, overalls. Ja jongens, wat een gekkigheid.'
 
'Op een bepaalde manier creëert het een mindset. Iedereen is gelijk, werkt aan hetzelfde probleem, we gaan naar een oplossing.'
 
'Je bent met z'n allen in De Garage, je wilt repareren. En ja, iedereen is dan op dat moment gewoon even belangrijk.'
 
'Het is een soort van gelijkwaardigheid en gezamenlijkheid die er zomaar is. Het heeft wel wat, weet je. En, het werkt.'
 
'Het was heel makkelijk geweest als het dit was...'
 
'Er is een strakke coördinatie, dat er ook echt iemand van elke afdeling aanwezig moet zijn. En dat ook mensen van buiten de SVB worden uitgenodigd om hun blik weer te geven. Vaak weten zij meer dan wij van te voren kunnen bedenken.' 
 
'Ik denk dat het heel belangrijk is om samen te werken bij bepaalde vraagstukken als het gaat om waar klanten met een vraag zitten.'
 
'De eigen bijdrage kan ongeveer variëren van nul tot....'
 
'Ik heb dit ingediend nadat ik een klant aan de telefoon had gehad die echt zwaar gefrustreerd was en ik kon hem niet helpen dus ik was ook gefrustreerd.'
 
'Allereerst moet het echt iets zijn wat een inbrenger raakt. Dat weet hij ook bijna altijd over te brengen en wat dan de kracht van de garage is: Normaal praat zo iemand er toch over met zijn directe omgeving, maar wat je minder merkt is dat er zo'n breed gremium zit, die het oppakt en dat geeft echt de versnelling.'
 
'Daar geldt gewoon een wat stringenter begrip, van....'
 
'Ik denk dat zo'n bijeenkomst ook goed toepasbaar is bij andere organisaties, omdat het iets aanpakt waarbij de verschillende disciplines op elkaar inspelen dus praktijk, beleid, juridische zaken. En dat speelt bij een heleboel organisaties.'
 
'..eigenlijk alleen nog een verhoging van het AOW-pensioen....'
 
'Dat in dit soort initiatieven de verbinding wordt gezocht tussen allerlei afdelingen hier en de uitvoering in het land en dat dus ook het wij-zij gevoel, de onbekendheid, dat verandert wel. En dat is mooi om te zien.'
 
'Bij het begin gaan we gewoon al de mist in, we geven geen bedragen....'
 
'In zo'n garage krijg je soms echt nog een beetje de dimensie van de klant zelf mee. Dus van: nou ja, dan heb ik een klant aan de telefoon en dan hoor ik dit en dat. En dan denk je van: oh ja, dat is inderdaad heel pijnlijk. Hoe voelt de medewerker zich dan erbij. Dat krijg je in de garage wel veel beter mee dan op papier.'
 
'Wie maak ik aanvoerder van dit groepje?'
 
'Je probeert concrete acties af te spreken. En dat is ook heel fijn en dat maakt de toepasbaarheid heel groot: er is uiteindelijk één eigenaar, dat is de inbrenger van de garage.'
 
'Ik ben eigenlijk heel positief over de oplossingsrichtingen die er naar voren zijn gekomen. Want ik denk, ja, we hadden hier eigenlijk iedereen die nodig is om het te realiseren. En iedereen wil ook wat doen. Dus dat is heel hoopvol, denk ik. Ik denk wel dat er nu echt iets kan gaan veranderen de komende maanden.'

Winner of the RBB Award

In 2017, the SVB was presented with the RBB award for the Intention Workshop. The RBB (National Benchmark Group) is an affiliation of 36 public service organisations committed to continually improving the quality of public services to citizens.

An assessment of 3 years of working according to the intention of the law

The Intention Workshop is already a familiar concept and it has dealt with many issues in the past 3 years. Much has been learned, including tips and advice on management and accountability. We have summarised these in a written assessment and determined how we can continue to work according to the intention of the law. If you are interested to know more, click on the link below.

Contact

If you have any other questions about The Intention Workshop, send us an email to debedoeling@svb.nl.